De voordelen van een ontwikkelcyclus waarbij kennis delen en van elkaar leren centraal staat

De voordelen van een ontwikkelcyclus waarbij kennis delen en van elkaar leren centraal staat

26 mei 2020 Reacties uitgeschakeld voor De voordelen van een ontwikkelcyclus waarbij kennis delen en van elkaar leren centraal staat By glow

Auteur: Esther Vlaanderen

Onlangs spraken wij met Bart, een bevlogen manager, graag te vinden op de werkvloer en coach van 35 medewerkers. Als manager wordt van Bart verwacht dat hij met 35 medewerkers functionerings -en beoordelingsgesprekken voert en een verslag schrijft voor in het personeelsdossier. Per jaar voert hij per medewerker 2 voortgangsgesprekken en 1 beoordelingsgesprek. Inclusief voorbereiding en verslaglegging kost hem dit 155 uur per jaar. Eigenlijk zou hij ook nog POP gesprekken moeten voeren, maar daar is het tot nu toe niet van gekomen.

155 uur per jaar is kostbare tijd en Bart vraagt zich af of de wijze waarop het nu gebeurt niet effectiever kan. Want, zo zegt hij: “ik voer het gesprek met de medewerker, schrijf het verslag, zorg ervoor dat deze bewaard wordt in het personeelsdossier en… vervolgens kijk ik er pas weer naar tijdens de voorbereiding voor het volgende gesprek”.

Bart vraagt zich af of er niet een makkelijke, effectievere manier is om volop aandacht aan de medewerkers te kunnen besteden waarbij leren en ontwikkelen niet alleen tijdens de persoonlijke gesprekken, maar het hele jaar door, door de medewerker zélf centraal wordt gesteld.

Wat ook ter sprake kwam, is de verantwoordelijkheid van de medewerker voor leren en ontwikkelen. Initiatieven worden nu voornamelijk door Bart genomen. Hij voelt zich daardoor kwetsbaar in zijn rol als manager. Want stel hij valt uit, blijft het team -en de organisatie- dan goed functioneren of komt alles stil te liggen in afwachting van zijn terugkeer? Het is de wens van Bart dat medewerkers regie nemen over hun werk en ontwikkeling en dat hij daarin ondersteunt.

Een derde punt van aandacht is de groei in het medewerkersbestand. Door een toenemende vraag naar hun diensten, verwacht de organisatie te kunnen groeien van 35 naar 70 medewerkers, een verdubbeling van het personeelsbestand. Zoals de organisatie nu is ingericht, zullen 1 à 2 leidinggevenden extra nodig zijn om o.a. de functionerings-, voortgangs-, POP -en beoordelingsgesprekken te voeren. Een jaarsalaris komt al snel op € 45.000,= Het zijn indirecte kosten die zwaar op de begroting drukken.

Samengevat is de vraag van Bart:
“Hoe kunnen we op effectieve wijze de functionerings -en beoordelingscyclus inrichten met als resultaat dat medewerkers leren en ontwikkelen zélf, het hele jaar door, centraal stellen”?

Het gratis adviesgesprek met Glow heeft geleid tot een praktisch plan van aanpak:

1. De functieprofielen, functionerings -en gespreksformulieren, pop formulieren, aandachtspunten uit de CAO, competenties en de kernwaarden van de organisatie zijn samengevoegd tot 1 formulier: het ontwikkelformulier.

Met ruimte voor  vakinhoudelijke ontwikkeling, persoonlijke ontwikkeldoelen rondom werkdruk, leren en ontwikkelen, fysieke en mentale fitheid en het (verder) ontwikkelen van vaardigheden. Ook is een module 360 graden feedback ingebouwd.

Vier vragen lopen als een rode  draad door het formulier:
– Wat doe ik goed?
– Hoe deel ik, wat ik goed doe, met anderen?
– Wat wil ik graag ontwikkelen? (kennis,  vaardigheden)
– Wie kan mij daarbij helpen?

2. Tijdens een teamsessie van 2,5 uur is het ontwikkelformulier uitgelegd en is iedere medewerker aan de slag gegaan met het invullen ervan. Het 2e deel van de teamsessie bestond uit de workshop het geven en ontvangen van feedback. In kleine groepjes is geoefend en ook de weken daarna zijn medewerkers op positieve manier gestimuleerd om het geven en ontvangen van feedback te oefenen in de dagelijkse praktijk. Een belangrijke basis is hiermee gelegd voor een open cultuur waarin vanuit vertrouwen wordt gedacht en gehandeld.

3. De tweede teamsessie van 2,5 uur stond in het teken van de workshop teamreflectie. Waarbij opnieuw tijd en ruimte is gegeven voor medewerkers om te werken aan hun ontwikkelformulier. Met als onderwerpen: Leren over eigen kwaliteiten, Inzicht in elkaars kwaliteiten en begrip voor elkaars uitdagingen. Tijdens deze workshop is 360 graden feedback op laagdrempelige wijze geïntroduceerd. Dit, doordat medewerkers elkaars kwaliteiten hebben benoemd, maar ook elkaars ontwikkelpunten.

 De teamsessies vervangen de 1 op 1 ontwikkelgesprekken. Medewerkers worden optimaal gefaciliteerd in hun persoonlijke ontwikkeling en bijdrage aan het team. Tegelijkertijd kan Bart zijn tijd effectiever besteden door medewerkers op basis van behoefte te coachen en structurele verbeteringen voor het team, en de organisatie door te voeren. Daarmee voelen de medewerkers zich gehoord, wat bijdraagt aan de betrokkenheid.

4. Bart heeft de ingevulde ontwikkelformulieren gelezen en herkent zich in de kwaliteiten van de medewerkers en hun uitdagingen. In plaats van met alle medewerkers voortgangsgesprekken te voeren, nodigt hij drie medewerkers uit die op basis van de ingevulde formulieren behoefte hebben aan een persoonlijk gesprek. Daarnaast nodigt hij op eigen initiatief twee medewerkers uit. Op basis  van de rode draad uit alle ontwikkelformulieren, stelt Bart zich voor de komende periode een aantal concrete doelen die ten goede komen aan het team, en de organisatie. Hierover communiceert hij met de medewerkers. 

5. Tijdens het jaargesprek kijkt de medewerker samen met Bart terug op het afgelopen jaar. Ook wordt vooruitgekeken naar het komende jaar Het actuele ontwikkelformulier inclusief 360 graden feedback, dient als basis voor het gesprek. Met als kernvraag: “Wat gaat goed, wat kan (nog) beter”?


    Glow helpt anders te kijken en anders te DOEN!
Met geringe tijd en € maximaal resultaat!

Meer weten?

Download hier het gratis E-Book Stappenplan voor het zelf implementeren van de Lerende Organisatie!

Comments are closed