Mijn persoonlijke verhaal deel II “De uitgangspunten van een Lerende Organisatie en het effect ervan op de organisatie resultaten”

Mijn persoonlijke verhaal deel II “De uitgangspunten van een Lerende Organisatie en het effect ervan op de organisatie resultaten”

Auteur: Esther Vlaanderen

Met de online training De Lerende Organisatie willen Andre Kouwenberg en ik zoveel mogelijk HR Adviseurs en Ondernemers in het Midden en Kleinbedrijf bereiken. Want op een makkelijke manier werk je, samen met je management (met ons aan de zijlijn als je dat wenst), naar een efficiënt ingerichte organisatie waar medewerkers hun kennis delen, van elkaar leren en nieuwe vaardigheden ontwikkelen.

Samenwerken, van elkaar leren en talenten ontwikkelen loopt als een rode draad door de loopbaan van André, en die van mij. Met name de afgelopen 1,5 jaar heb ik veel geleerd. Ik kwam als externe HR Adviseur bij een textielbedrijf voor een tijdelijke opdracht. Door een onvoorziene, ingrijpende gebeurtenis maak ik nu dagelijks deel uit van deze organisatie en werk ik samen met een team van 17 collega’s. Ik regel alles op gebied van HR, dat is bekend terrein, maar heb ook nieuwe aandachtsgebieden zoals financiën, interne communicatie, social media en het onderhouden van klantcontacten (in het Duits!).

Graag deel ik mijn ervaringen in een serie van III blogs. Deel I ging over mijn rol als externe HR Adviseur bij het textielbedrijf. Van niet willen veranderen, een negatieve werksfeer en wisselende prestaties naar verantwoordelijkheid nemen en bouwen aan een nieuw, goed presterend team.

Deel II gaat over de basis uitgangspunten van een Lerende Organisatie. Wat zijn de verschillen tussen het oude en het nieuwe team en welk effect heeft het op de organisatie resultaten?

Deel III volgt binnenkort. Ik sta dan stil bij mijn persoonlijke leerproces. Moet ik een ‘schaap met 7 poten’ zijn, iemand die alles moet kennen, kunnen en weten of… kan ik het principe van de Lerende Organisatie in mijn eigen praktijk brengen: kennis delen, kwaliteiten inzetten en van elkaar leren?

Nu eerst Deel II: De basis uitgangspunten van een Lerende Organisatie en de effecten ervan op de organisatieresultaten

In november 2019 hebben we afscheid genomen van zes vaste medewerkers. Van de ene op de andere dag was de organisatie gehalveerd! De eerste weken was het overleven. Bijkomen van een heftige en emotionele gebeurtenis, dagelijks klanten tevreden houden door bestellingen goed en tijdig te versturen.
En vooruitkijken naar de dag van morgen. Hoe ziet de toekomst eruit, hoe komen we weer op sterkte met nieuwe medewerkers die passen bij de organisatie?

Via mijn netwerk kwamen we al snel in gesprek met meerdere geschikte kandidaten. Met name -samenwerken-, -communiceren- en -openstaan voor elkaar- kwam aan de orde tijdens de sollicitatiegesprekken. Want werken in een webshop betekent kijken naar elkaar en overleggen. Als degene die de bestellingen zoekt, de knipper niet bijhoudt, heeft degene die de stoffen vouwt en inpakt ook geen werk. Maar als degene die vouwt en inpakt er niet doorkomt en de zoeker stug doorgaat met bestellingen zoeken, dan stokt het proces ook. Het is daarom van belang om elkaar, daar waar nodig, te helpen met als gemeenschappelijke doel om zoveel mogelijk bestellingen goed en tijdig te versturen. En daar draagt iedereen een steentje aan bij.

Leiderschap

Vanaf januari 2020 zijn we gestart met 1 ervaren, -en 4 nieuwe webshopmedewerksters. Het primaire proces stond weer! Met daaromheen een een fotografe, 2 magazijnmedewerkers, een allround binnendienst-medewerker en de eigenaar zelf. Met een nieuwe, vaste rol voor mij op gebied van personeelszaken, interne communicatie, samenwerken en financiën.

Het geven en ontvangen van feedback, Ideeën uitwisselen
Is de basis voor iedere Lerende Organisatie. Het klinkt misschien als een uitgekauwd thema. “Oh ja, dat kennen we allemaal wel, hoor”! maar wordt naar mijn idee vaak onderschat. Om feedback te kunnen geven en ontvangen is een open en positieve sfeer belangrijk. Waarbij er wordt samengewerkt vanuit vertrouwen en elkaar iets gunnen, in plaats vanuit wantrouwen en werken vanuit de ‘ik’-BV.

Hier komt ik direct op het grootste verschil tussen het oude en het nieuwe team. In het oude team was men niet gewend om feedback te geven, laat staan te ontvangen. Zelfs op teamniveau waarin wekelijks werd gevraagd: “Wat ging afgelopen week goed, wat kan (nog) beter”? kwam geen respons. Niemand zei iets en als ik doorvroeg, haalde men de schouders op. Week in, week uit kwam er geen input. Ondanks de positieve insteek werden de kleinste dingen als kritiek opgevat en dit kwam de werksfeer niet ten goede. Men stond simpelweg nergens voor open. Zoals het werk altijd werd gedaan, was goed. Er werd een muur opgetrokken waar niet door te komen was.

In het nieuwe team zijn we op dezelfde wijze van start gegaan. Met iedere week een werkoverleg waarin 1 vraag centraal stond: Wat ging afgelopen week goed, wat kan (nog) beter? Met als eerste doel om een cultuur te creëren waarin iedereen gelijk is, we met elkaar samenwerken en luisteren naar elkaar zodat we iedere dag een beetje beter kunnen maken. Het nieuwe team pakte dit vanaf het begin goed op en waardeerde deze aanpak ook. Met de tips die we kregen, gingen we aan de slag. Waardoor we ook lieten zien dat we daadwerkelijk iets met de feedback deden. Natuurlijk was niet iedere tip even haalbaar. Maar door terug te koppelen waar we tegenaan liepen en waarom het niet ging werken, creëerden we toch betrokkenheid.

Het geven en ontvangen van feedback en het uitwisselen van ideeën begint met voorbeeldgedrag. Welke cultuur streef je naar en hoe vertaalt zich dit naar de praktijk? Met de juiste mensen aan boord, mensen die de organisatie kernwaarden begrijpen en deze competenties als hun eigen kernkwaliteiten hebben, kun je verder bouwen. En het geven en ontvangen van feedback uitbreiden naar 1 op 1 gesprekken. Onderstaand overzicht geeft hiervoor een mooi houvast.

Organisatie Ontwikkeling

Reflectie
Is een tweede basiskenmerk voor een Lerende Organisatie. De wereld verandert in steeds hoger tempo, organisaties veranderen en vernieuwen. En daardoor verandert het werk ook. Leren en ontwikkelen doen we bewust en onbewust, de hele dag door. Reflectie betekent bewust stilstaan bij jezelf. Terug kijken op eigen ervaringen om daarvan te kunnen leren.
Vier vragen kunnen daarbij helpen:
– Wat doe ik goed?
– Hoe deel ik -dat wat ik goed doe- met anderen?
– Wat wil ik nog graag ontwikkelen? (kennis, vaardigheden)
– Wie kan mij daarbij helpen?

Reflectie in het oude en nieuwe team
Je zult niet verbaasd zijn dat het onderdeel Reflectie in het oude team niet van de grond is gekomen. Als het stokt bij het eerste uitgangspunt van een Lerende Organisatie: het geven en ontvangen van feedback, dan is de organisatie simpelweg nog niet klaar voor verdere groei. Het beste is dan een stap terug te doen en positief kritisch te kijken naar je eigen denken en handelen, de organisatiecultuur en werksfeer en de kernwaarden van de medewerkers. Pas als de fundering, staat, kan er gebouwd worden.

In het nieuwe team hebben de collega’s allemaal een eigen expertise ontwikkeld. Een onderdeel waar ze goed in zijn en ook leuk vinden. Sommige collega’s willen zich breder ontwikkelen en alle onderdelen beheersen. Door taakroulatie houden ze plezier in hun werk en blijven ze zich ontwikkelen. Ook voor de organisatie is dit goed want bij afwezigheid door bijvoorbeeld vakantie of ziekte zijn we minder kwetsbaar. Toch hebben we ook collega’s die stress krijgen van taakroulatie. Zij zijn goed in hetgeen ze doen, halen daar veel voldoening en plezier uit en hebben geen behoefte om de ene dag deze taak en de andere dag die taak te doen. Iedere medewerker ontdekt zijn/haar eigen talenten en zet deze in op een manier die het beste bij hem of haar past. En bij de organisatie. Dat is de win-win, de wisselwerking, waardoor we vanaf de start met het nieuwe team op 6 januari 2020 tot nu, eind maart 2021, in alle opzichten een stijgende lijn hebben.

Het effect op de organisatieresultaten

Door de positieve werksfeer, de goede samenwerking en communicatie in het team en organisatie-breed, het geven en ontvangen van feedback en het uitwisselen van ideeën lijkt het wel alsof het werk vanaf dag 1 lichter gaat. Sowieso draagt een positieve werksfeer daar aan bij. Dat kan niet anders. De ideeën hebben geleid tot meer efficiëntie. Er wordt makkelijker gewerkt. Een mooi voorbeeld is een ingebracht en uitgevoerd idee van een collega. Zij heeft gekleurde kaarten gemaakt in duo’s. Als een knipper bezig is met een bestelling waar een gele kaart in zit, dan betekent dit dat deze stof bij een volgende bestelling (deze worden verderop klaargelegd) ook nodig is. Daarop wordt de baal niet terug gelegd in de webshop maar toegevoegd aan de wachtende bestelling. Een hele eenvoudige verandering wat veel tijd en ergernis bespaart. (Voorheen werd de stof eerst terug gelegd in de webshop waarna 1 persoon aan het einde van de dag de incomplete bestellingen bij elkaar moest zoeken. Een behoorlijk karwei kan ik je zeggen).. Er wordt dus efficiënter gewerkt. Ook worden er met minder mensen, meer bestellingen klaargemaakt. Daar waar de omzet in het oude team nogal schommelde en wij er de vinger niet achter kregen waardoor de ene dag alle bestellingen wel de deur uitkwamen en de andere dag niet, is er in het nieuwe team vanaf de eerste dag een stabiel, groeiende omzet. De collega’s raakten steeds beter op elkaar ingewerkt en door de kleine aanpassingen die we deden kwam er steeds meer rust en structuur in het werkproces. Daarbij had het actiever sturen op kosten ook effect. We houden focus op de juiste zaken en proberen op enthousiaste en afwisselende in te spelen op onze klanten en hun behoeften. O.a. hebben we hiervoor een samenwerking met Social Media expert Sharon Wessels. Zij werkt met een Jaarkalender waardoor we met weinig inspanning werken aan naamsbekendheid.

Vanaf januari 2020 heeft het nieuwe team iedere maand meer omgezet ten opzichte van het oude team. Als dat geen topprestatie is?! Daar waar het erg moeizaam ging, lijkt het nu bijna als vanzelf te gaan. Inmiddels is het team uitgebreid met zes nieuwe collega’s. Het zijn mensen die affiniteit hebben met stoffen, goed passen in de bedrijfscultuur, zich snel thuis voelen en productief zijn.

Bouwen aan een Lerende Organisatie is dan ook zeer de moeite waard!

Wil je meer weten over dit thema?
Neem dan contact met ons op voor een gratis adviesgesprek of ga zelf aan de slag met de Online Training

Glow staat voor positiviteit, enthousiasme en inspiratie. Met de ambitie om organisaties, en de mensen die er werken, te laten schitteren!

Comments are closed